Ziekteverzuim en privacy: zo voldoe je aan de AVG

Gegevens over de gezondheid en het verzuim van je medewerkers. Tijdens onze drukbezochte workshop over de AVG gingen we dieper in op hoe je met deze persoonsgegevens dient om te gaan. Was je er niet bij? We zetten het graag nog even op een rij.

Zorgvuldig omgaan met persoonlijke gegevens

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Daarom is het belangrijk om er extra zorgvuldig mee om te gaan. En gelden strikte richtlijnen, ook voor werkgevers. Houd bij ziekteverzuim en privacy in elk geval rekening met deze aandachtspunten:

Blijf bij verzuim in gesprek met betrokkenen.
Ben je bewust van de privacygevoeligheid van gezondheidsgegevens.
Maak keuzes. Wat is in jouw organisatie belangrijk? En waar moet je zaken nog wat beter regelen?
Ga actief en praktisch aan de slag met de AVG.

De ziekmelding: wat vraag je wel, en wat niet?

Meldt een medewerker zich ziek, dan is het belangrijk dat jij als werkgever dit verzuim registreert, onder andere voor de loonadministratie. Maar wist je dat je niet zomaar alle gegevens bij je zieke medewerker mag opvragen en vervolgens vastleggen?

Dit mag je registreren, en dus opvragen bij je medewerker:

Telefoonnummer en verblijfadres.
Vermoedelijke duur van het verzuim.
Of er een vangnet aanwezig is.
Of het gaat om een verkeersongeval, arbeidsongeval of arbeidsconflict.
Welke taken de medewerker wel en niet denkt te kunnen uitvoeren. (Ben je hierbij extra bewust van het feit dat deze medewerker afhankelijk is van jou als werkgever. Handel daarom zorgvuldig.)
Wat jij als werkgever kunt doen om te helpen bij de re-integratie en werkhervatting.
Afspraken over werkoverdracht en werkhervatting en de contactmomenten met jou, de casemanager en de bedrijfsarts.

Dit mag je niet registreren:

De (medische) verzuimreden(en).
Medische informatie en gezondheidsgegevens, zoals diagnose, behandeling en herstel.
Lekendiagnoses, met andere woorden: ga niet zelf conclusies trekken die een dokter zou moeten trekken.
Jouw interpretatie van de (on)mogelijkheden op het werk zonder dat hierover advies is gegeven door de bedrijfsarts.

Het verzuimdossier

Is iemand wat langer ziek, dan is het zaak om een verzuimdossier op te bouwen. Waarom? Om jouw loondoorbetalingsverplichting vast te stellen. En om een re-integratiedossier op te stellen in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Ook voor het verzuimdossier geldt dat je niet alle gegevens zomaar mag vastleggen.

Dit zet je in het verzuimdossier:

Afspraken tussen werkgever en medewerker over de werkhervatting, waaronder het plan van aanpak, tussenevaluaties en gespreksverslagen.
Adviezen van onder anderen de bedrijfsarts, zoals een probleemanalyse, spreekuurverslagen en arbeidsdeskundig onderzoek.
De voor het UWV benodigde documenten, bijvoorbeeld de 42ste weekmelding, en de eerstejaarsevaluatie.

En dit niet:

Dezelfde soort gegevens die je ook niet bij de verzuimmelding vastlegt. Zie hierboven. (Natuurlijk houdt de bedrijfsarts een medisch dossier bij, zodat benodigde gegevens beschikbaar zijn. In dit dossier heeft de werkgever geen inzage.)

Krijg je te maken met verzuim? Dit zijn onze tips

Blijf je bewust van de juiste rolverdeling en gebruik deze als houvast. Verlies je niet in medische zaken, maar blijf in gesprek over de kern: het proces naar werkhervatting. De rolverdeling:
o Werkgever én medewerker richten zich op het proces en de praktijk van de re-integratie: hoe werken we samen richting werkhervatting?
o De casemanager verzuim ondersteunt de werkgever en medewerker bij de re-integratie en de opvolging van de Wet Verbetering Poortwachter. Deze zorgt dat werkgever en medewerker goed in gesprek blijven en dat op het juiste moment de juiste stappen worden gezet.
o De bedrijfsarts richt zich op het medische gedeelte, en kan de werkgever antwoord geven op vragen als: Is er een medische reden voor het verzuim? Wat zijn de aanwezige beperkingen? Is de behandeling adequaat?
Kijk steeds kritisch naar wat je opschrijft. Focus je niet op gezondheidsgegevens, maar op het re-integratieproces. Dus niet: “Piet moet 3 juni voor controle naar de cardioloog.” Beter is: “Kort na 3 juni hebben we een evaluatiegesprek over de re-integratie.”
Stel vragen als je een verslag van bijvoorbeeld de bedrijfsarts of casemanager niet begrijpt.
Blijf in gesprek. Zo blijft iedereen betrokken in het proces, en ontstaat er zo min mogelijk ruis op de lijn.
Vertelt een medewerker je het ‘medische’ verhaal omdat hij of zij dat graag met je deelt, dan mag je als werkgever natuurlijk luisteren, zoals ieder mens dat zou doen. Maar sta erbij stil dat dit gevoelige persoonsgegevens zijn en leg deze niet vast. En ben je bewust van de afhankelijke positie die een medewerker heeft ten opzichte van jou. Misschien voelt het voor sommige medewerkers als een verplichting om deze gegevens met jou als werkgever te delen.

Zo bescherm je de vastgelegde verzuimgegevens

Net als bij alle persoonsgegevens is het bij verzuimgegevens belangrijk om na te denken over waar en hoe je deze verwerkt. Welke systemen gebruik je en zijn deze goed beveiligd? Kunnen echt alleen de mensen bij deze gegevens die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun functie? Blijft vertrouwelijke informatie niet in mailboxen of bij het oud papier rondzwerven? En worden dossiers niet onnodig lang bewaard? Denk over deze zaken na, en richt je werkproces en systemen hierop in.

AVG versus andere wet- en regelgeving: soms botst het

Je hebt als werkgever niet alleen te maken met de AVG, maar ook met andere belangrijke wetten en regels. Bijvoorbeeld de Wet Verbetering Poortwachter, Ziektewet en WAZO, arbowet en goed werkgeverschap. Ook hiervoor verwerk je allerlei gegevens, ben je betrokken en zorg je dat je goed geïnformeerd bent. En dat botst soms (bijna) met de privacy-beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens. Heb je als werkgever soms het gevoel dat je in een spagaat terechtkomt? Je bent niet de enige. Daarom moeten we met elkaar blijven zoeken naar de beste balans.

Meer weten?

Voor meer informatie over dit thema kun je altijd terecht bij Marieke Lucius of jouw vaste casemanager.